Medicina, non burocrazia!

«Reduce to the max» è il nome di un gruppo di lavoro, creato nel reparto di Clinica medica, il quale raccoglie proposte migliorative dai medici assistenti e valuta se siano realizzabili. Le misure attuate vengono poi sottoposte a verifica. Una novità che si è già dimostrata efficace: il medico assistente può far inviare i documenti richiesti esternamente per e-mail alla segreteria che provvede a caricarli nel sistema informatico della clinica, eliminando il passaggio dal medico.

Inoltre, per l’assistenza ai pazienti sono previsti speciali coach: infermiere diplomate che pianificano la dimissione, coordinano i colloqui e garantiscono il flusso di informazioni. I coach fanno parte del reparto insieme ai medici assistenti. In tal modo c’è uno stretto contatto e uno scambio anche riguardo a visite dei capiclinica e decisioni. Per il resto si svolgono circoli di qualità per elaborare i progetti in modo interdisciplinare e presentarli a tutto il personale. Vanno citati, ad esempio, la semplificazione delle ricette e la registrazione dei medicinali al momento del ricovero.

Nell’ospedale grigionese sono stati fatti analizzare i tempi di elaborazione per la stesura dei rapporti nei reparti di chirurgia, ginecologia e ostetricia. Ecco il risultato: per l’emissione di un rapporto di dimissione erano necessari 13,5 giorni, mentre per la stesura bastavano 40 minuti. L’analisi, effettuata dalla società Leancom GmbH, ha evidenziato il grande numero di interfacce, richieste di chiarimenti e passaggi di approvazione, verifica e correzione.

Per questo sono stati visualizzati gli iter, registrando i flussi di informazioni, contando gli effettivi a disposizione e analizzando le procedure. La soluzione non ha richiesto né un progetto IT, né un nuovo sistema. È infatti molto più semplice: sono stati introdotti nuovi dittafoni digitali che permettono al personale di utilizzare l’infrastruttura in modo più utile ed efficiente, beneficiando inoltre di procedure semplificate e di una riduzione del numero di interfacce.

Per spostare l’attenzione dei medici assistenti dai compiti amministrativi alle esigenze mediche dei pazienti, il gruppo di lavoro dell’Ospedale Cantonale di Aarau, in stretta collaborazione con la segreteria del reparto, ha ridefinito e introdotto i compiti dei segretari di reparto. L’aumento della scolarizzazione sul sistema di dettatura interno, l’assunzione di compiti amministrativi come l’ottenimento di referti e risultati, la stesura di anamnesi e relazioni dettate, il coordinamento della riabilitazione e degli appuntamenti ambulatoriali dopo la dimissione, nonché il passaggio del telefono durante i turni di reparto hanno alleggerito il carico di lavoro dei medici e rafforzato la buona collaborazione con la segreteria di reparto.

Il lavoro quotidiano degli medici-assistenti deve essere incentrato sui nostri pazienti e non su questioni burocratiche, che negli ultimi anni sono diventate quasi dilaganti. Tuttavia, gli straordinari non dovrebbero essere generati, soprattutto per le questioni amministrative. Il progetto ha introdotto le segretarie di reparto, che contribuiscono in modo determinante ad alleggerire il carico di lavoro.

Gli MSA fungono da interfaccia tra i medici, il personale infermieristico e l’amministrazione e sollevano il personale dai propri compiti. Su delega dei medici, si occupano di vari compiti amministrativi e di documentazione, come il controllo dei rapporti di ammissione, l’ordinazione di documenti e la documentazione nel sistema ospedaliero. Di conseguenza, i medici possono risparmiare circa 30-40 minuti al giorno e dedicare più tempo ai pazienti. In piu, i medici fanno esperienza nella delegazione di compiti che im prima linea non sono il loro compito. Ulteriori informazioni sono disponibili nell’opuscolo (in Tedesco)

• Inselspital di Berna, Medicina interna generale: coordinatrici Care si recano al letto del paziente, accompagnano la visita e ricevono gli incarichi direttamente dai medici.
• Ospedali universitari di Ginevra (HUG), Pediatria: dettatura digitale/riconoscimento vocale.
• Ospedale Zollikerberg: Anamnesi interprofessionale (in tedesco) – Medici e personale infermieristico utilizzano una piattaforma comune per i dati dei pazienti. In questo modo si risparmiano molteplici chiarimenti e si evitano lacune nelle conoscenze.
• Ospedale cantonale dei Grigioni, pronto soccorso: con la piattaforma software sublimd (in tedesco), la cartella clinica viene inserita una sola volta ed è sempre a disposizione del personale medico. Così si riduce il tempo passato alla scrivania, a tutto vantaggio dei pazienti.
• Spital Tiefenau di Berna, clinica ortopedica: Gli Specialisti clinici (in tedesco) sgravano i medici assistenti dai compiti di routine come l’accettazione di pazienti e la definizione degli appuntamenti. In una seconda fase è previsto che svolgano anche mansioni mediche.
• Ospedale Civico di Soletta, pronto soccorso chirurgico: Medical Scribes (in tedesco) sono studenti di medicina a partire dal terzo anno di formazione, che aiutano i medici assistenti nel lavoro durante le ore marginali. I medici assistenti possono affidare ai loro “scrivani” compiti come la documentazione del colloquio medico-paziente.
• Ospedale cantonale di Lucerna, reparto interno Gestione rapporti e richieste (in tedesco): elabora le richieste mediche delle casse malati e delle assicurazioni complementari, contro gli infortuni e di invalidità. In tal modo è possibile gestire oltre 50’000 casi all’anno.
• Inselspital di Berna, pronto soccorso : ecare è un programma informatico, facile da utilizzare e che fa risparmiare tempo, il quale contiene diverse funzionalità come, ad esempio, uno scanning tool e un sistema di dettatura per tutti i computer. Le funzioni del programma vengono inoltre costantemente ampliate.